Se trata de la cara de la empresa, quien sale a la prensa cuando hay que dar declaraciones. Por su importancia estratégica dentro de la organización, es necesario que el vocero esté bien entrenado para que brinde un mensaje claro y acorde con lo que se desea comunicar.

El vocero es la persona que habla y actúa a nombre de la organización, representa sus principios y valores y está autorizado para asumir ciertos compromisos frente a los públicos de interés, explicó Karla Chaves Brenes, Directora de Próxima Comunicación y Relaciones Públicas. Esta persona debe ser el fiel reflejo de lo mejor de la compañía, es un rol 24-7.

La preparación es vital, por lo que el entrenamiento es clave y permanente, explicó Wendy Araya Álvarez, Directora de Cuentas de la Agencia Interamericana de Comunicación.

“Puede iniciar con el tradicional media training que usualmente se prolonga durante un día completo y que combina información de contexto, consejos para mejorar el desempeño y ejercicios frente a los diferentes formatos de exposición, pero se puede y se debe complementar con módulos de trabajo más cortos y que permitan profundizar en mejoras particulares en áreas como expresión no verbal, manejo de la vocería en momentos de crisis, posicionamiento de mensajes clave, atención de la vocería en públicos o escenarios específicos, etc.”, añadió Araya.

Características

El sitio altonivel.com señala que el entrenamiento debe tener un objetivo, ya sean personales o de negocio; buscando responder las preguntas de las audiencias objetivo y conseguir un impacto que se vea reflejado en la organización.

Antes de iniciar con la capacitación, es muy importante escoger bien a la persona que llevará la voz cantante: “debe poseer capacidades de comunicación clara y asertiva, sentido de urgencia, capacidad de escucha y estar al tanto de los temas que le competen a su industria y negocio, debe conocer a su gente y ser capaz de negociar y construir puentes de colaboración.  Un vocero debe tener habilidades personales, preparación académica suficiente y entrenamiento técnico”, expresó Chaves.

Surge la pregunta de quién designa al vocero, si el equipo de comunicación o la compañía. Ambas expertas indicaron que esa es una decisión de la alta gerencia y que el equipo debe de estudiar el perfil, explotar sus fortalezas y trabajar en sus debilidades.

Según Wendy Araya, es importante conocer el tiempo que se puede dedicar al entrenamiento y ser flexible para adecuarse a las posibilidades y amoldarlo a los tiempos reales, ya que se requiere de la atención y concentración del vocero para sacar el máximo provecho del entrenamiento.

“Por otro lado, el equipo de comunicación debe trabajar en varios aspectos que deben estar listos de previo al entrenamiento, por ejemplo, la revisión de experiencias previas para generar realimentaciones puntuales, la elaboración de los cuestionarios para los ejercicios prácticos y la readecuación de los contenidos teóricos de acuerdo con el nicho, la experiencia y la expectativa de la organización”, señaló Araya.

Un aspecto a considerar es la capacitación para las crisis, Chaves Brenes declaró que los casos deben ser abordados por un equipo completo, liderados por el vocero principal y suplentes, además es necesario registrar todo lo ocurrido para que sirva de insumo para mejora.  

Por su parte, Araya Álvarez manifestó que en momentos de crisis es fundamental que el vocero sea muy ecuánime y mantenga la mente calma para tomar las mejores decisiones y transmitirlas de una manera contundente, ya que recuperar la confianza y ser percibido como creíble es clave. Por otro lado, debe comprender que en una crisis el factor tiempo es crucial.